Priopćenje HAA vezano uz poslovanje u uvjetima epidemije bolesti COVID-19 (NASTAVAK 4)

Obavještavamo vas kako je u poslovanju i organizaciji rada HAA i dalje na snazi odluka da se u narednom periodu ocjenjivanja svih vrsta akreditacijskih postupaka organiziraju i provode ocjenjivanjem na licu mjesta i provođenjem witness audita, uz obavezno pridržavanje propisanih epidemioloških mjera te odluka i preporuka Nacionalnog stožera za civilnu zaštitu.

U iznimnim situacijama zbog izvanrednih okolnosti (npr. spriječenost dolaska stranih ocjenitelja u Republiku Hrvatsku, izolacija ocjenitelja HAA, izolacija osoblja TOS-a, trenutna obustava rada TOS-a i dr.) može se donijeti odluka da se uz provedbu ocjenjivanja na licu mjesta i/ili witness audita, ili umjesto njih, koriste druge tehnike ocjenjivanja ili kombinacija tehnika:

  1. ocjena na daljinu korištenjem prikladne informacijske i komunikacijske tehnologije (npr. Skype, web kamere, video zapisi i sl.) 
  2. ocjena kroz dokumentaciju i ocjena zapisa
  3. ocjena provedbom intervjua s osobljem TOS-a putem telefona, mobitela i korištenjem prikladnih alata (Skype i dr.)

Odluka o izmijenjenom načinu provedbe ocjenjivanja donijet će se na temelju pisanog zahtjeva (TOS-a ili ocjenitelja HAA) uz primjereno obrazloženje okolnosti zbog kojih nije moguće provesti ocjenu na licu mjesta i/ili witness audit. Uz zahtjev, potrebno je dostaviti i obavijest o osiguravanju minimalnih tehničkih preduvjeta (dostupnost informacijske i komunikacijske tehnologije i opreme, zadovoljenje sigurnosnih aspekata i odredbi povjerljivosti, itd.) za provedbu ocjene na daljinu. Svaki pisani zahtjev upućen HAA za ocjenjivanjem u izvanrednim okolnostima analizirat će se zasebno primjenjujući pristup temeljen na riziku.

Rezultati analize rizika i odluke HAA te suglasnost svih zainteresiranih strana, vezano uz postupak ocjenjivanja na daljinu, mora biti u pisanom obliku (npr. putem e maila) i pohranjuju se u akreditacijskom predmetu.

Napomene uz ocjenu na daljinu:

Ocjena na daljinu je ocjena fizičke ili virtualne lokacije tijela za ocjenu sukladnosti uz primjenu informacijskih i komunikacijskih tehnologija. Ocjena se može provesti u cijelosti ili djelomično na ovaj način. Općenito, takva ocjena zahtijeva korištenje npr. Skype-a, maila, mobitela, web kamere i sl., a kada nije moguće ili prikladno (npr. iz sigurnosnih razloga) fizički biti na lokaciji TOS-a. Ocjena na daljinu je strukturirana slično kao i uobičajena ocjena na licu mjesta i/ili witness audit, s početnim i završnim sastankom te provedbom npr. intervjua, promatranjem, pregledom dokumentacije i zapisa. Trajanje takve ocjene je nešto drugačije i provodi se u više zasebnih dijelova (npr. 2 dana/4 h). Svaki ocjenitelj provodi zasebno ocjenu na daljinu. Plan ocjenjivanja se svakako usklađuje s TOS-om.

Ukoliko se planira provedba ocjene korištenjem videokonferencijskih platformi, preporuča se obostrano korištenje opcija web kamere i dijeljenje zaslona (screen sharing) kako bi se smanjio opseg dokumenata i informacija koje je potrebno razmijeniti. Moguće je da ocjenitelj, u svrhu efektivnosti provedbe ocjene, zatraži dio dokumenata unaprijed. Sve uobičajene odredbe povjerljivosti su u primjeni.

Kako bi osigurali nesmetanu provedbu ocjene na daljinu, koja najviše ovisi o tehnologiji, preporuča se prije provedbe provjeriti IT sustav i mrežu (npr. povezanost) te o svim nastalim problemima žurno obavijestiti HAA.

Postupak HAA-7/3-1 Ocjenjivanje u slučajevima izvanrednih događaja i okolnosti, ocjena na daljinu, dostupan je na HAA mrežnim stranicama u rubrici Pravila i upute.

HAA prati odluke, preporuke i nužne mjere zaštite Nacionalnog stožera za civilnu zaštitu, Hrvatskog zavoda za javno zdravstvo, Ministarstva uprave i nadležnog Ministarstva gospodarstva, poduzetništva i obrta, te preporuke Europske organizacije za akreditaciju (EA), kao i međunarodnih udruga za akreditiranje laboratorija, inspekcijskih i certifikacijskih tijela (ILAC, IAF) u vezi s epidemijom bolesti COVID-19 uzrokovane virusom SARS – CoV-2.

U skladu s razvojem situacije i prema potrebi, donijet će se druge odluke i/ili ažurirati postojeće. Pri tome su održavanje i kontinuirana provedba poslova, zaštita zaposlenika, ocjenitelja i klijenata glavni prioriteti HAA.

Prethodne obavijesti vezane uz poslovanje HAA u uvjetima epidemije bolesti COVID-19 dostupne su ovdje.

S poštovanjem,

Hrvatska akreditacijska agencija